1. Separe as suas finanças empresariais das suas finanças pessoais. Muitos empresários (principalmente os em nome individual) e empreendedores em fase inicial não montam sistemas financeiros e contabilísticos separados, o que causa confusão, dores de cabeça na altura dos impostos e um potencial perda do valor do negócio mais à frente. Utilizar cheques ou cartões de crédito empresariais para pagar despesas pessoais, por exemplo, pode originar problemas legais e, no mínimo, complicar a contabilidade.

2. Reconcilie e não adie: faça as coisas hoje. Reveja os seus extractos e saldos bancários de forma regular. Não atire simplesmente os extractos para um monte. Se deixar que dias ou semanas passem ser actualizar os registos, cedo se perderá e poderá deixar passar erros. Se as finanças empresariais mudam diariamente, deverá ter sistemas contabilísticos que são também actualizados diariamente. Isto deve incluir as vendas, compras e outras transacções diárias, bem como e especialmente outras transacções que envolvam dinheiro.

3. Contrate um bom contabilista. Não pague a um contabilista para lidar apenas com a escrita diária. Muitos empresários têm escriturários em part-time para porem as coisas em ordem. Poderá sempre recorrer ao outsourcing online, utilizando um serviço como o Balance Your Books.

4. Analise a contabilidade todos os meses. Muitos empresários consideram ser mais simples se lidarem com as contas de forma mensal. Mas as coisas nem sempre correm dessa forma. Por exemplo, se os seus extractos bancários não são feitos numa base mensal, peça para alterarem isso. A maioria dos bancos facilitará o pedido.

5. Seja pró-activo com o seu contabilista. Manter bons registos contabilísticos faz com que sejam capazes de fornecer informações precisas e atempadas ao contabilista que lhe prepara os impostos. Peça conselhos sobre como manter a escrita e organizar a informação.

6. Utilize um serviço de processamento de salários se tiver funcionários. Se a empresa se expandir o suficiente ao ponto de ter funcionários, os requisitos da escrita dão um salto quântico. Recorrer a um serviço de processamento de salários faz com que os salários sejam um problema deles e o seu papel torna-se bem mais fácil.

7. Utilize um serviço online para despesas dos funcionários: se a sua empresa reembolsa as despesas dos funcionários (incluindo as suas), precisa de seguir e registar esses custos, fazendo pagamentos atempados e precisos. Vários serviços baseados na web estão lá para aliviar a dor com sistemas de utilização simples e custos baixos, o que torna este processo rápido e fácil para os empresários.

8. Garanta simplicidade e consistência. A escrita depende de colunas e se mantiver os mesmos cabeçalhos de colunas em todas as alturas, evitará a frustração de cometer erros. E se não esmiuçar o rendimento e as despesas, poderá poupar algum tempo. Muitas vezes, não precisa de analisar as coisas em muitos pormenores.

9. Automatize as suas facturas. Alguns serviços de facturação online emitem as suas facturas de forma simples e registam tudo. São dos serviços mais úteis online (ou em “nuvem”) para as pequenas empresas. Veja o Bill.com e FreshBooks.com. Os serviços são baratos e podem ajudar a juntar as pontas soltas rapidamente.

10. Utilize o software correcto. Nem pensar em manter os seus livros manualmente ou em folhas de cálculo. Há muito software barato e de simples utilização para pequenas empresas, como o QuickBooks ou uma versão gratuita chamada QuickBooks Simple Start (ambas versões disponíveis em www.intuit.com), que é perfeito para manter tudo na ordem.